Tutorial para trabajar en revisión, edición y corrección de documentos

Hoy voy a explicar la herramienta de la que dispone el programa Word para que, al revisar un documento, se pueda visualizar lo que se ha modificado. 

Si usted es editor o corrector y va a empezar con un documento nuevo que no ha sido revisado antes, proceda así:

Abra el documento. Word presenta entre sus pestañas la de revisar

Al ir a la pestaña se puede ver lo siguiente (más o menos, dependiendo de la versión de Word).

Para iniciar la revisión debe presionar en “control de cambios” (en el círculo rojo). Si el documento ya está revisado por un experto, este control ya esta activado. Si no es así, debe hacerlo, expandiendo esa pestaña. Al hacerlo se presentan las distintas opciones.

Cuando se presiona la opción de “control de cambios”, como se indica arriba (o ya está marcada) debe verse así (con sombra en “control de cambios”).

 A partir de este momento, cualquier acción que haga en el documento; ya sea que agregue, mueva o elimine texto, quedará registrada en cuanto guarde el archivo.  Veamos un archivo, luego de las intervenciones:

Cada intervención queda registrada con un color por usuario. Explico: si el documento preparado para revisión es intervenido por varias personas en diferentes computadoras (o quizás en la misma computadora con la opción de distintos usuarios), las intervenciones de cada usuario quedarán registradas con un color distinto. En esta ocasión a mí me salió un color púrpura (el color no lo podemos decidir) y creo que incluso a mi cliente se le puede presentar de otro color. Lo que es importante aquí es saber que cada usuario será registrado con un color distinto.

Ahora, cuando estamos leyendo, revisando y corrigiendo,  todas esas líneas, cuadros ―e incluso la letra de un color distinto a la habitual―, resultan perturbadoras. Para evitar esto recurrimos a la opción “marcas mostradas finales”

Al desplegarse esta opción se te presentan otras (dependiendo de la versión de Word con la que trabajes)

Para evitar ver las marcas y leer sin perturbaciones selecciona “final” (en la imagen anterior destacado con la flecha roja). Las marcas desaparecen pero igual se van a seguir señalando las modificaciones que realices, siempre y cuando tengas activo el control de cambios (círculo rojo) que, como se puede ver, en efecto, está activo (sombreado). 

La imagen anterior sirve también para explicar otros detalles. A veces la intervención de un documento no es solo ortográfica sino gramatical o de estilo. Si ese es el caso, el cliente va a necesitar ver cómo estaba antes, o sea su original, y cómo queda después de la intervención. Para ello solo tiene que pasar ―en la pestaña señalada― de final a original o viceversa.

Le he hecho otra intervención a mi documento de ejemplo y he agregado una nota. Ahora veamos cómo lo puede mostrar el programa con las diferentes opciones que presenta.

En original

Con marcas mostradas finales.

Aquí (en la imagen abajo) se puede ver, con el color púrpura, que se ha agregado un comentario y también se ve un cajón gris. Ese cajón aparece cuando se coloca el mouse sobre cualquiera de los cambios, y señala quién lo realizó (fecha y hora, además).

Final

Como se puede ver abajo, ya no se muestran las marcas. Así puede leer e intervenir el documento sin perturbaciones visuales, siempre y cuando, como ya señalé, se mantenga activo el "control de cambios". Si eso no está activo los cambios que haga no se marcarán. ¡OJO!, esto no significa que no pueda pasar a otras pestañas de Word; lo puede hacer sin problemas, solo debe asegurarse que esté activo, si quiere dejar las marcas de lo que hizo.

Bueno, esto es todo por hoy. Espero sea de utilidad.